Tone of Voice E Book

Contentoo E-Book Developing a tone of voice for your brand

P a g e 2 / 1 2 C o n t e n t o o E - B o o k F o u r s t e p s t o f i n d i n g y o u r b r a n d ’s t o n e o f vo i c e O u t s o u r c i n g y o u r t o n e o f vo i c e C o n c l u s i o n : S e t t i n g t h e t o n e f o r s u cc e s s f u l c o n t e n t H o w t o n e o f vo i c e r e l a t e s t o y o u r b r a n d ’s p e r s o n a l i t y W h a t i s t o n e o f vo i c e i n m a r ke t i n g ? I n t ro : S t a n d i n g o u t f ro m t h e c ro w d 1 2 3 W h y i s y o u r t o n e o f vo i c e i m p o r t a n t f o r y o u r c o m p a n y ? 4 5 6 7 D o y o u w a n t t o c r e a t e c o n t e n t t h a t i s e v e n m o r e i m p a c t f u l ? S t a r t b y c r e a t i n g a d i s t i n c t i v e t o n e o f vo i c e f o r y o u r c o m p a n y , a n d u s e i t c o n s i s t e n t l y t h r o u g h o u t y o u r c o m m u n i c a t i o n . T h i s g u i d e w i l l t a k e y o u t h r o u g h t h e d e v e l o p m e n t p r o c e s s f o r t o n e o f vo i c e . H o w t o d e f i n e y o u r c o m p a n y ’s t o n e o f vo i c e i n s p e c i f i c , d e s c r i p t i v e t e r m s H o w y o u r t o n e o f vo i c e r e l a t e s t o y o u r b r a n d p e r s o n a l i t y , v a l u e s , a n d t a r g e t a u d i e n c e H o w t o c o n s i s t e n t l y u s e a d i s t i n c t i v e t o n e o f vo i c e t o g a i n a c o m p e t i t i v e a d v a n t a g e w i t h o n l i n e a u d i e n c e s M a i n t a k e a w a y s R e a d t h i s g u i d e , a n d y o u w i l l u n d e r s t a n d :

We ’ ve a l l h e a r d t h e s a y i n g , “ I t ’s n o t w h a t y o u s a y , i t ’s h o w y o u s a y i t . ” I t r e m i n d s u s t o b e s e l f - r e f l e c t i ve a n d r e m e m b e r t h a t o u r t o n e o f vo i c e ( t h e w a y w e s p e a k ) h a s 
 g r e a t i n f l u e n c e o n t h e w a y o t h e r s p e r c e i ve u s . J u s t i m a g i n e h o w m a n y r e l a t i o n s h i p s t h i s s a y i n g m u s t h a ve s a ve d ove r t h e y e a r s ! T h i s i s w h y y o u r c o m p a n y ’s t o n e o f vo i c e – n o t t h e “ w h a t , ” b u t t h e “ h o w ” – i s s o i m p o r t a n t . I t i s t h e k e y t o e s t a b l i s h i n g t r u s t w i t h y o u r a u d i e n c e , s o y o u c a n b u i l d m e a n i n g f u l r e l a t i o n s h i p s w i t h t h e m . T h i s g u i d e t e a c h e s y o u h o w t o c r a f t a t o n e o f vo i c e t h a t w i l l c a p t u r e y o u r a u d i e n c e ’s h e a r t s a n d m i n d s . We ’ l l a l s o t a l k a b o u t h o w n e w t e c h n o l o g i e s w i l l h e l p c o m p a n i e s l i k e y o u r s t o i d e n t i f y a n d d e v e l o p t h e i r t o n e o f vo i c e m o r e e f f i c i e n t l y i n t h e f u t u r e . B y c o m m u n i c a t i n g w i t h e m p a t h y a n d s e n - s i t i v i t y t o w a r d s o t h e r p e o p l e ’s n e e d s , y o u i m p r o v e t h e q u a l i t y o f y o u r r e l a t i o n s h i p s – a n d i n c r e a s e y o u r c h a n c e s o f p e r s u a d i n g o t h e r s . L u c k i l y , w h a t w o r k s f o r y o u r p e r s o n a l r e l a t i o n s h i p s a l s o w o r k s f o r y o u r c o m p a n y ’s c o n t e n t . A f t e r a l l , y o u r t a r g e t a u d i e n c e i s m a d e u p o f p e o p l e . T h i s m e a n s : Yo u r t a r g e t a u d i e n c e i s h i g h l y s e n s i t i v e t o y o u r t o n e o f vo i c e T h e y w a n t t o f e e l u n d e r s t o o d a n d f e e l a s e n s e o f b e l o n g i n g T h e y n e v e r w a n t t o f e e l u n w e l c o m e o r f e e l a s t h o u g h y o u a r e t a l k i n g d o w n t o t h e m I n t ro : S t a n d i n g o u t f ro m t h e c ro w d 1 2 P a g e 3 / 1 2 C o n t e n t o o E - B o o k Yo u r c o m p a n y’s t o n e o f vo i c e i s e s s e n t i a l l y t h e s t y l e t h a t y o u u s e t o c o m m u n i c a t e w i t h y o u r t a r g e t a u d i e n c e . I t ’s w h a t m a ke s y o u r m e s s a g e f e e l d i f f e r e n t a n d u n i q u e , c o m p a r e d w i t h y o u r c o m p e t i t o r s . W h a t i s t o n e o f vo i c e i n m a r ke t i n g ? To n e o f v o i c e i n m a r ke t i n g i n c l u d e s a s p e c t s s u c h a s : L e v e l o f f o r m a l i t y a n d t e c h n i c a l i t y Wo r d c h o i c e a n d e m o t i o n a l q u a l i t i e s L i k a b i l i t y a n d e n g a g e m e n t

J u s t l i k e p e o p l e , b r a n d s h a v e m u l t i l a y e r e d p e r s o n a l i t i e s . S o m e b r a n d s a r e s e r i o u s , o t h e r s a r e l i g h t - h e a r t e d . S o m e a r e b o l d a n d d a r i n g , o t h e r s a r e c a s u a l a n d l a i d - b a c k . T h i s i s w h a t a t t r a c t s c e r t a i n p e o p l e t o c e r t a i n b r a n d s . D o y o u n o t i c e a n y s i m i l a r i t i e s b e t w e e n t h e b r a n d s y o u l i k e a n d t h e p e o p l e y o u l i k e ? O f t e n , w e a r e a t t r a c t e d t o b r a n d s a n d p e o p l e w h o m s h a r e o u r v a l u e s . O r m a y b e w e l o o k f o r b r a n d s a n d p e o p l e w h o c o m p l e m e n t o u r o w n p e r s o n a l i t i e s i n v a r i o u s w a y s . W h a t a l l y o u r f a vo r i t e p e o p l e a n d b r a n d s h a v e i n c o m m o n , h o w e v e r, i s t h a t t h e i r t o n e o f vo i c e i s i r r e s i s t i b l e t o y o u . T h e y k n o w h o w t o s p e a k t o y o u i n a w a y t h a t m a k e s y o u f e e l v a l u e d a n d v a l i d a t e d . T h e y s h o w t h e i r e m p a t h y t o w a r d s y o u a n d m a k e y o u f e e l c o m f o r t a b l e e n o u g h t o t r u s t t h e m . A n d t h e i r t o n e m a k e s t h e m P a g e 5 / 1 2 C o n t e n t o o E - B o o k 4 W h y i s y o u r t o n e o f vo i c e i m p o r t a n t f o r y o u r c o m p a n y ? W h e n y o u d e f i n e a c l e a r t o n e o f vo i c e f o r y o u r c o m p a n y a n d k n o w h o w t o u s e i t , y o u g r e a t l y i n c r e a s e y o u r c h a n c e s o f m a k i n g a p o s i t i ve i m p r e s s i o n o n y o u r t a r g e t a u d i e n c e . A n d i n o u r e r a o f c o n s t a n t m e d i a b o m b a r d m e n t , s t a n d i n g o u t f r o m t h e c r o w d i s ke y t o s u c c e s s f u l m a r ke t i n g . N o w, t h i n k o f t h r e e o r f o u r w o r d s t h a t i m m e d i a t e l y c o m e t o y o u r m i n d i f y o u h a d t o d e s c r i b e t h a t p e r s o n N o w, t h i n k o f a b r a n d y o u r e a l l y l i k e . I f t h a t b r a n d w e r e a p e r s o n , w h i c h “ p e r s o n a l i t y ” t r a i t s w o u l d y o u u s e t o d e s c r i b e i t ? We a l l w a n t o u r c o n t e n t t o r e s o n a t e w i t h o u r t a r g e t a u d i e n c e s . We w a n t t o g a i n t h e i r t r u s t a n d t u r n t h e m i n t o a m b a s s a d o r s f o r o u r b r a n d . We a l s o w a n t t o b e s u r e t h a t o u r b r a n d v a l u e s a r e c l e a r l y c o m m u n i c a t e d . T h e s e a r e a l l r e a s o n s w h y i t ’s i m p o r t a n t f o r y o u r c o m p a n y t o d e f i n e i t s t o n e o f vo i c e a n d u s e i t c o n s i s t e n t l y . S p e a k i n g w i t h a t o n e o f vo i c e t h a t y o u r c u s t o m e r s e n j o y w i l l b o o s t s o c i a l e n g a g e m e n t w i t h y o u r b r a n d , b u i l d c u s t o m e r l o y a l t y , a n d u l t i m a t e l y i n c r e a s e c o n v e r s i o n s . . . . l o o k f o r b r a n d s a n d p e o p l e w h o c o m p l e m e n t o u r o w n p e r s o n a l i t i e s i n v a r i o u s w a y s . r e c o g n i z a b l e a n d i d e n t i f i a b l e – e v e n i n d i f f e r e n t s i t u a t i o n s .

P a g e 6 / 1 2 C o n t e n t o o E - B o o k To m a ke a n i m p a c t w i t h y o u r t a rg et a u d i e n c e , y o u m u st c o m m u n i c a te i n a t o n e of vo i c e t h a t m a ke s t h e m wa n t t o ke e p re a d i n g , v i ew i n g , a n d e n g a g i n g w i t h y o u r m e s s a g e .

T h e s e a s p e c t s w i l l g i v e y o u c l u e s r e g a r d i n g h o w y o u r a u d i e n c e s p r e f e r t o s p e a k a n d b e s p o k e n t o . T h i s w i l l g i v e y o u a c l e a r e r v i e w o f h o w y o u r b r a n d f i t s i n t o t h e d i s c u s s i o n . A n o t h e r g r e a t s o u r c e f o r f i g u r i n g o u t a n e f f e c t i v e t o n e o f vo i c e i s y o u r o w n c o n t e n t . W h i c h o f y o u r c o n t e n t c a m p a i g n s h a v e m a d e t h e b i g g e s t i m p a c t i n t h e p a s t ? A n d w h i c h s t y l i s t i c f e a t u r e s d o a l l t h e s e c a m p a i g n s h a v e i n c o m m o n ? I t ’s a g r e a t i d e a t o r e g u l a r l y a u d i t y o u r c o n t e n t t o e n s u r e i t i s r e l e v a n t a n d a c c - u r a t e l y r e f l e c t s y o u r b r a n d ’s p r o p o s i t i o n . I f y o u ’ r e i n t h e p r o c e s s o f d e f i n i n g y o u r t o n e o f vo i c e ( f o r e x a m p l e , a f t e r a r e b r a n d o r a r e p o s i t i o n i n g ) , a c o n t e n t a u d i t : Yo u r b r a n d v a l u e s a r e f u n d a m e n t a l p r i n c i p l e s t h a t g u i d e y o u r c o m p a n y ’s m i s s i o n . I n m a r k e t i n g t e r m s , t h i n k o f y o u r b r a n d v a l u e s a s c o n v e r s a t i o n s t a r t e r s . T h e r e ’s a g o o d c h a n c e t h a t y o u r c o m p a n y h a s v a l u e s i n c o m m o n w i t h y o u r t a r g e t a u d i e n c e s . Ta l k i n g a b o u t y o u r v a l u e s i s a g r e a t w a y t o c o n n e c t w i t h y o u r a u d i e n c e a n d s h o w t h e m t h a t y o u c a r e a b o u t t h e s a m e t h i n g s t h a t t h e y c a r e a b o u t . Yo u r b r a n d ’s v a l u e s a l s o h e l p y o u d e t e r m i n e w h i c h t o n e o f vo i c e t o u s e . I t ’s i m p o r t a n t t h a t y o u r t o n e o f vo i c e i s a p p r o p r i a t e f o r t h e t y p e o f v a l u e s y o u w a n t t o s h a r e w i t h y o u r c u s t o m e r s . S u p p o s e o n e o f y o u r b r a n d v a l u e s i s i n t e g r i t y . T h a t ’s a s t r o n g v a l u e t h a t y o u ’ l l d e f i n i t e l y w a n t t o c o m m u n i c a t e t o y o u r a u d i e n c e s . B u t w h a t i f y o u c h o o s e t o c o m m u n i c a t e y o u r m e s s a g e o f i n t e g r i t y u s i n g a n i r o n i c , s a r c a s t i c t o n e o f vo i c e ? Yo u r m e s s a g e w i l l b e c o m e s o c o n f u s i n g t h a t a u d i e n c e s w i l l I d e n t i f y t h e b r a n d va l u e s y o u w i l l c o m m u n i c a t e R ev i e w y o u r e x i s t i n g c o n t e n t a n d c o m m u n i c a t i o n P a g e 8 / 1 2 C o n t e n t o o E - B o o k 2 3 H e l p s y o u i d e n t i f y t h e t o n e o f vo i c e t h a t ’s w o r k e d b e s t f o r y o u i n t h e p a s t G i v e s y o u a c h a n c e t o a d j u s t t h e t o n e o f vo i c e i n c o n t e n t t h a t h a s n’t p e r f o r m e d a s w e l l T h e r e ’s n o n e e d t o s t a r t o v e r f r o m s c r a t c h ; w e a l l k n o w h o w t i m e - c o n s u m i n g i t c a n b e t o c r e a t e n e w c o n t e n t . R e w r i t i n g e x i s t i n g c o n t e n t t o r e f l e c t y o u r p r e f e r r e d t o n e o f vo i c e i s a g r e a t , c o s t - e f f e c t i v e s o l u t i o n f o r b o o s t i n g y o u r c o n t e n t ’s i m p a c t . . . . r e g u l a r l y a u d i t y o u r c o n t e n t t o e n s u r e i t i s r e l e v a n t a n d a c c u r a t e l y r e f l e c t s y o u r b r a n d ’s p r o p o s i t i o n . . . t h i n k o f y o u r b r a n d v a l u e s a s c o n v e r s a t i o n s t a r t e r s . s i m p l y i g n o r e y o u ( a t b e s t ) o r d o u b t y o u r s i n c e r i t y ( a t w o r s t ) .

P a g e 1 0 / 1 2 A t o n e of vo i c e t h a t y o u r c u st o m e rs e n j o y w i l l b o o st s o c i a l e n g a g e m e n t w i t h y o u r b ra n d , b u i l d c u st o m e r l o y a l t y , a n d u l t i m a te l y i n c re a s e c o n ve rs i o n s.

A s y o u c a n s e e , a t o n e o f vo i c e s e e m s s t r a i g h t f o r w a r d , b u t i t a c t u a l l y t a ke s c a r e f u l p l a n n i n g a n d r e s e a r c h t o g e t j u s t r i g h t . R e m e m b e r t h a t d e f i n i n g y o u r t o n e o f vo i c e i s a n i m p o r t a n t s t e p t o w a r d f u l l y c o n n e c t i n g w i t h y o u r t a r g e t a u d i e n c e . I t g i v e s y o u r c o m p a n y a r e c o g n i z a b l e h u m a n t o u c h a n d m a k e s p e o p l e w a n t t o l i s t e n t o w h a t y o u h a v e t o s a y . I f y o u r c o m p a n y d o e s n o t y e t h a v e a “ To n e o f Vo i c e G u i d e ” i n p l a c e – o r i f y o u w a n t t o c r e a t e a n e w o n e – t r y f o l l o w i n g o u r f o u r - s t e p g u i d e a b o v e . I t w i l l h e l p y o u t o g a t h e r t h e r e l e v a n t i n f o r m a t i o n y o u r e q u i r e a s y o u a s k y o u r s e l f t h e r i g h t q u e s t i o n s a b o u t t h e t o n e t h a t b e s t f i t s y o u r b r a n d . A s w e c o n t i n u e t o d e v e l o p o u r m a r k e t i n g a u t o m a t i o n t e c h n o l o g y , o u r a m b i t i o n i s t o s t a r t u s i n g A I t o c r e a t e d e t a i l e d , d a t a - d r i v e n t o n e o f vo i c e p r o f i l e s f o r o u r c l i e n t s a n d f r e e l a n c e r s . T h i s w i l l g i v e y o u g r e a t e r i n s i g h t i n t o t h e t o n e o f vo i c e t h a t w o r k s b e s t f o r y o u r b r a n d , w h i l e a l s o m a k i n g i t e a s i e r t o m a t c h y o u w i t h f r e e l a n c e t a l e n t t h a t p o s s e s s t h e s t y l e a n d s k i l l s y o u n e e d . C o n c l u s i o n : S e t t i n g t h e t o n e f o r s u cc e s s f u l c o n t e n t 7 P a g e 1 2 / 1 2 C o n t e n t o o E - B o o k C o n t e n t o o J a m e s Wa t t s t r a a t 1 0 0 1 0 9 7 D M , A m s t e r d a m , T h e N e t h e r l a n d s s u p p o r t @ c o n t e n t o o . c o m 0 2 0 - 7 0 7 0 6 2 7 B o o k a d e m o N o t s u r e w h e r e t o b e g i n ? C o n t a c t o u r t e a m t o d a y t o s c h e d u l e a n o - o b l i g a t i o n c a l l w i t h o n e o f o u r e x p e r t a d v i s o r s . O r b o o k a d e m o t o s e e t h e C o n t e n t o o p l a t f o r m i n a c t i o n ! . . . d e f i n i n g y o u r t o n e o f vo i c e i s a n i m p o r t a n t s t e p t o w a r d f u l l y c o n n e c t i n g w i t h y o u r t a r g e t a u d i e n c e .